[공문서] 기안문의 작성 시 고려사항

기안문의 작성 시 고려사항

 

작성 전 고려사항

1. 기안자는 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계 규정 및 과거 행정선례를 숙지하고 있어야 한다.
2. 또한 기안하는 목적과 필요성을 파악하고 자료를 수집·분석하며 필요한 경우에는 설문조사, 실태조사, 회의 등을 통하여 의견을 청취한다.
3. 복잡한 기안의 경우에는 초안을 작성하여 논리의 일관성을 해치는 내용이나 빠지는 사항이 없도록 검토한 다음 작성한다.

 

작성 시 유의사항

  올바른 문서 작성은 정확한 의사소통을 위하여 필요할 뿐만 아니라 문서 자체의 품격을 높이고, 그 기관의 대외적인 권위와 신뢰도를 높여준다. 문서의 올바른 작성을 위하여 다음과 같은 사항에 유의할 필요가 있다.

 

정확성(바른 글)

1. 일반적으로 6하 원칙에 따라 작성하고 오·탈자나 계수 착오가 없도록 한다.
2. 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표형이 없도록 문서를 작성한다.
3. 의미전달에 혼동을 일으키지 않도록 정확한 용어를 사용하고 문법에 맞게 문장을 구성한다.
4. 애매모호하거나 과장된 표현에 의하여 사실이 왜곡되지 않도록 한다.

 

용이성(쉬운 글)

1. 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성한다.
2. 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현한다.
3. 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 좋다.
4. 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 쓴다.
5. 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용하고, 한자나 어려운 전문용어 또는 일반화되지 않은 약어는 사용하지 않는다. 한자나 전문용어를 쓸 필요가 있을 때에는 (  )에 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.

 

성실성(호감 가는 글)

1. 문서는 성의 있고 진실하게 작성한다.
2. 상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용한다.
3. 감정적이고 위압적인 표현을 쓰지 않는다. 상급기관이 하급기관에 보내는 문서에 "········  할 것", "······· 하기 바람" 등과 같이 위압감을 주는 문구를 쓰게 되면 조직 상하 간의 관계를 경직시켜 원활한 의사소통에 지장을 초래하기 쉽기 때문에 바람직하지 않다. 조직구조상 지위·감독 관계에 있다 하더라도 상호 간에 존중한다는 의미에서 "····· 하시기 바랍니다."와 같은 표현을 사용하는 것이 좋다.

 

경제성(효율적으로 작성하는 글)

1. 일상 반복적인 업무는 표준 기안문을 활용한다.
2. 용지의 규격·지질을 표준화한다. 규격이나 지질이 다르면 표준화된 경우에 비하여 많은 시간과 노력이 요구된다.
3. 서식을 통일하여 규정된 서식을 사용하는 것이 경제적이다.
4. 한눈에 내용을 파악할 수 있고 다루기 쉽게 1건 1매 주의로 하는 것이 효율적이다.

 

[참고* 본 저작물은 행안부2020 행정업무 운영 편람을 참고하여 만들었습니다.
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