[공문서] 일반인도 작성하는 공문서 기안문 작성법

공문서란?

  공문서는 일반적으로 공무원, 공공기관이나 단체 등에서 주로 사용됩니다. 대내·외적으로 수·발신하는 공식적인 문서이며, 업무처리에 있어 업무협조 등 사전에 작성하는 경우가 대부분입니다. 하지만, 일반 사기업에서도 업무협의나 협조 등으로 사전에 협조전이란 명칭으로 사용되고 있습니다. 공문과 협조전의 다른 점은 공문은 형식이 정해져 있다는 것과 협조전은 형식이 정해져 있지 않고, 대부분 회사 내의 업무형태에 따라 달라진다고 할 수 있습니다. 

  그러나 요즘에는 일반인도 공공기관이나 단체에 공문을 작성하고 답변을 받을 수 있습니다. 문서24라는 서비스를 이용해서 쉽게 공문을 작성 및 수·발신이 가능하고,  그 공문을 통해서 공적인 효력을 얻을 수도 있습니다. 다만, 작성 시 주의사항은 아래와 같습니다.

1. 반드시 방문해서 직접 공문서 제출 등 본인 확인을 해야하는 업무가 아니다. [작게*예) 집회신고, 국유재산 사용·수익허가 등*]
2. 수수료가 발생하는 업무가 아니다. [작게*예) 주민등록초본, 법인등기사항 증명서, 자동차 등록원부 등*]
3. 국민신문고 등 전용 서비스를 하고 있는 업무가 아니다. [작게*예) 주민등록등초본, 법인등기사항 증명서, 자동차 등록원부 등*]

  그래서 직장생활을 처음 하거나, 공무원으로 처음 임용되었을 때, 일반인이 공공기관을 대상으로 공적대답을 받고 싶을 때 아래의 작성방법을 이용하여, 공문서를 쉽게 작성하시기 바랍니다.

 

공문서 기안문 작성 

  공문서 기안문은 17년 11월 1일 바뀐 문서 작성법을 기준으로 시행합니다. 기존에는  공문서 작성 시 본문 시작을 제목의 첫 글자와 같은 위치부터 시작함에 따라 시작점을 찾기 어렵고, 불필요한 여백으로 인한 낭비가 발생한다는 국민 제안에 따라 기안문서 작성법의 개선이 있었습니다.

 

항목의 표시

  문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다
[작게*  - (규칙 제2조 제1항.)*]

 

표시위치 및 띄우기

1. 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.

2. 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.

3. 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다. [작게* 예시: *][**Shift**] + [**Tab**] [작게*키 사용*]

4. 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

5. 하나의 항목만 있는 경우에는 항목 기호를 부여하지 아니한다.

6. 하나의 본문에 이어서 항목이 나오면 항목의 순서 및 띄어쓰기는 위에 항목의 표시와 같이 작성하며, 첫째 항목은 왼쪽 기본선부터 시작한다.

 

문서의 "끝" 표시

[작게*  - 규칙 제4조 제5항*]

1. 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 끝 표시를 한다.

<예시>  ····· 주시기 바랍니다.vv끝.

2. 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 표시한다.

<예시>  붙임  1. 참여 명단 목록 1부.
               2. 서명 명부 2부.vv끝.

3. 본문 또는 붙임 표시 문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자(2타) 띄우고 끝 표시를 한다.

<예시> (본문 내용) ············· 주시기 바랍니다.
       vv끝.

4. 본문이 표로 끝나는 경우

  가. 표의 마지막 칸까지 작성되는 경우: 표 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄우고 끝 표시

  나. 표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우: 끝 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 이하 빈칸 표시

[작게*  - 표의 위치는 정해진 사항이 없으며, 왼쪽 기준선부터 전체를 사용하거나 또는 표 제목의 아래 위치부터 시작한다.*]

 

참고사항

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정[대통령령]

제7조(문서 작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조 제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다.

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시하며, 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.

⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다.

 

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙[행정안전부령]

제2조(공문서 작성의 일반원칙) ① 공문서(이하 "문서"라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

② 문서에 금액을 표시할 때에는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(이하 "영"이라 한다) 제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.

<예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

 

 

마치며

  지금까지 공문서 작성 관련하여 알아보았습니다. 공문서 작성은 공무원에서부터 일반인에 이르기까지 작성이 일반화되고 있습니다. 일반 사기업에서도 회사의 협조전 형식이 정해져 있지 않다면, 위와 같은 공문서 양식을 익혀서 필요시 바로 써먹을 수 있게 하는 것도 좋을 것 같습니다. 

  이글에선 소개하지 않았지만, 더 자세한 사항이나 맞춤법 등의 내용도 소개해 드리도록 하겠습니다. 이 글을 읽고 도움 되셨으면 좋겠습니다. 같이 하나하나씩 알아가는 [**꿀팁연구소**]가 되었으면 좋겠습니다.

 

[참고*본 저작물은 공공누리 제1유형에 따라 대한민국 정책브리핑(https://www.korea.kr/, 작성자:행정안전부)의 공공저작물을 이용하였습니다.*]

[팁* 행정안전부 2020 행정업무 운영 편람 참조바랍니다. (최종: 2021. 04. 12.)
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